¿Puedo seguir facturando con Excel? Lo que dice VeriFactu
15 de octubre de 20266 min de lectura
La plantilla de toda la vida
Si facturas con una hoja de Excel (o Numbers, o Google Sheets) no estás solo: es la situación más frecuente en microempresas españolas. La pregunta incómoda es: ¿puede una hoja de cálculo cumplir VeriFactu?
La respuesta corta: no. Y no es una opinión.
Por qué Excel no puede ser conforme
El RD 1007/2023 exige al sistema de facturación tres cosas que una hoja de cálculo no puede garantizar por diseño:
- Encadenamiento criptográfico: cada factura debe incluir la huella digital de la anterior. En Excel puedes insertar filas, reordenar y borrar sin dejar rastro: la cadena no existe.
- Inmutabilidad con trazabilidad: los errores deben corregirse con facturas rectificativas encadenadas, nunca editando la original. En una hoja, editar es la operación más natural del mundo: justo lo que la norma prohíbe.
- Firma electrónica de los registros: la hoja no firma nada.
No existe "plantilla Excel VeriFactu conforme" ni va a existir: el problema no es el diseño de la plantilla, es el medio. Cualquier descarga que prometa lo contrario te está vendiendo humo.
Qué riesgo asumes facturando con Excel en 2027
A partir de tu fecha límite (1 de enero de 2027 si eres sociedad, 1 de julio de 2027 si eres autónomo), cada factura emitida sin sistema conforme es material sancionable: multa proporcional del 50-150 % de la facturación no registrada (art. 201 bis LGT), por cada año. Lo detallamos en multas por no cumplir VeriFactu.
Cómo salir de Excel sin perder el alma
La buena noticia: si facturas poco, la migración es más fácil de lo que temes.
- Elige software cloud conforme: la mayoría de soluciones para autónomos y microempresas ya tienen versión VeriFactu y cuestan lo mismo que un café a la semana.
- Exporta tu histórico: aunque la obligación mira hacia adelante, conserva tus facturas anteriores (4 años de conservación legal).
- Emite desde el nuevo sistema ya: no esperes a la fecha límite; emite en paralelo un mes para coger soltura.
- Si tu caso es raro (facturación compleja, sector especial), pregunta a tu gestor antes de elegir.
Y si mi gestor factura por mí con Excel…
Entonces el problema es suyo y tuyo a la vez: la responsabilidad frente a Hacienda es del obligado tributario (tú). Pide por escrito qué sistema usa y si es conforme. Si la respuesta es "no te preocupes", preocúpate.
Preguntas frecuentes
¿Y si imprimo las facturas en papel y las apunto en Excel? La obligación se activa por usar un sistema informático en la emisión. Si el proceso es digital en cualquier paso, cae dentro. Y si facturas millones en papel puro, tu caso es de asesoramiento específico, no de artículo.
¿Google Sheets o Facturalo Todo en PDF? Mismo problema: sin encadenamiento e inmutabilidad no hay conformidad. El formato del archivo no importa; el mecanismo sí.
¿Cuánto cuesta pasarse a software conforme? Para un autónomo, las opciones conformes arrancan en el rango de los pocos euros al mes. Es el seguro más barato que vas a contratar este año.
Cómo te ayuda SimpleKit
FacturaOK detecta en 5 minutos si tu cadena de facturación (la tuya o la de tu gestor) entra en el escenario de riesgo alto, y te da el checklist de migración priorizado. Hazte la radiografía gratuita y sal de la duda.
Resultado orientativo generado automáticamente. No constituye asesoramiento jurídico ni fiscal: la responsabilidad del cumplimiento es indelegable y recae en el titular de la actividad (y, en su caso, en su proveedor). Valida siempre con tu gestoría o asesor legal antes de tomar decisiones.